재고·유형자산 실사 방법

재고·유형자산 실사는 장부에 적힌 자산이 실제로 있는지, 쓸 수 있는 상태인지 직접 확인하는 작업입니다. 결산 숫자의 신뢰도를 높이고, 분실이나 부정을 발견하는 가장 기본적인 통제 수단입니다. 외부감사를 받는 회사는 감사인이 실사에 입회하기도 합니다.

실사는 언제, 얼마나 자주 하나

최소한 연 1회 결산 기준일 전후로 합니다. 재고 회전이 빠르거나 품목이 많은 회사는 분기 또는 월 단위로 일부 품목을 돌아가며 세는 순환 실사를 함께 하면 연말 부담이 줄어듭니다. 유형자산은 연 1회 전수 확인이 일반적입니다.

재고 실사 진행 순서

1. 계획 수립: 기준일, 장소, 담당자, 품목 범위를 정합니다. 외부 창고나 위탁처에 있는 재고도 포함합니다.
2. 입출고 차단: 실사 시점의 입고·출고를 멈추거나, 실사 중 움직인 물량을 따로 기록합니다.
3. 정리 정돈: 같은 품목끼리 모으고 불량·반품 재고는 구분합니다.
4. 세기와 확인 분리: 세는 사람과 기록·확인하는 사람을 나눕니다. 재고 관리 담당자 혼자 세지 않게 합니다.
5. 실사표 작성: 품목, 위치, 수량, 상태를 적고 담당자가 서명합니다.
6. 장부 대조: 실사 수량과 장부 수량을 비교해 차이 목록을 만듭니다.

실사표에 넣을 항목

유형자산 실사 방법

• 고정자산 대장에서 자산별 관리번호, 위치, 사용 부서를 뽑아 목록을 만듭니다.
• 자산에 관리번호 스티커를 붙여 두면 다음 실사가 쉬워집니다.
• 노트북, 휴대 기기처럼 직원이 가지고 다니는 자산은 사용자 확인을 받습니다.
• 고장, 미사용, 이미 폐기한 자산을 따로 표시합니다.

실사 차이는 어떻게 처리하나

차이 목록에는 품목, 장부 수량, 실사 수량, 차이 수량과 금액, 확인한 원인, 처리 방법을 적습니다. 차이가 나면 바로 장부를 고치기 전에 원인을 확인합니다. 입력 누락, 단위 착오, 출고 처리 지연이 가장 흔합니다. 원인을 확인한 뒤에도 남는 차이는 재고감모손실 등으로 장부에 반영합니다. 파손·진부화 재고는 평가손실을 검토하고, 폐기한 유형자산은 장부에서 제거합니다. 차이가 반복된다면 입출고 절차 자체를 점검해야 합니다.

재고가 현금을 묶고 있는 구조는 재고가 현금을 잡아먹을 때 점검할 것에서, 결산 반영 항목은 결산 전에 해야 할 재무제표 점검 체크리스트에서 함께 확인할 수 있습니다.

실사를 효율적으로 하는 팁

• 사전 수량표를 숨기세요: 실사자에게 장부 수량을 미리 보여 주면 확인 없이 그대로 적는 경우가 생깁니다. 빈 실사표로 세고 나중에 대조합니다.
• 바코드·QR 활용: 품목이 많다면 바코드 스캔으로 집계하면 시간과 오류가 줄어듭니다.
• 표본 재확인: 실사가 끝난 뒤 금액이 큰 품목 일부를 다른 사람이 다시 세어 정확도를 확인합니다.
• 외부 보관 재고: 위탁 창고나 거래처에 둔 재고는 보관 확인서를 받습니다.
• 사진 기록: 파손·진부화 재고는 사진을 남겨 평가 손실 처리의 근거로 씁니다.

실사 결과와 처리 내역은 다음 실사 계획의 참고 자료가 됩니다. 어떤 품목에서 차이가 자주 나는지 기록해 두면 관리를 강화할 곳이 보입니다.

실사 절차를 처음 만들거나 장부와 실물 차이가 커서 고민이라면, 더타임즈 CFO 상담에서 실사 계획과 정리 방향을 함께 잡아 보실 수 있습니다.