더타임즈 이사회·주총 서류 자동작성 사용법

법인을 운영하면 정기 주주총회, 임원 변경, 본점 이전, 유상증자처럼 이사회나 주주총회 결의가 필요한 일이 생각보다 자주 생깁니다. 그때마다 소집통지서와 의사록을 처음부터 쓰기는 번거롭고, 소집기간이나 결의요건을 놓치면 등기 과정에서 보완 요청을 받을 수도 있습니다. 더타임즈는 이런 서류를 빠르게 만들 수 있도록 이사회·주주총회 서류 자동작성 도구를 무료로 제공합니다.

어떤 서류를 만들 수 있나

• 주주총회 소집통지서
• 이사회 소집통지서
• 주주총회 의사록
• 이사회 의사록
• 서면결의서

작성한 서류는 Word 파일로 저장할 수 있어, 회사 사정에 맞게 문구를 고치거나 날인용으로 출력하기 편합니다. 도구는 더타임즈 홈페이지의 /board/ 페이지에서 쓸 수 있습니다.

사용 순서

1. 서류 종류 선택: 주주총회인지 이사회인지, 소집통지서인지 의사록인지 고릅니다.
2. 회사 정보 입력: 회사명, 본점 주소, 대표이사, 이사와 감사 등 기본 정보를 넣습니다.
3. 회의 정보 입력: 회의 일시와 장소, 안건, 출석 주주나 이사 현황을 입력합니다.
4. 요건 점검 확인: 상법 기준 소집기간과 결의요건을 충족하는지 도구가 점검한 결과를 확인합니다.
5. Word 저장: 완성된 서류를 저장하고 필요한 부분을 고친 뒤 날인합니다.

소집기간과 결의요건 점검이 필요한 이유

상법은 주주총회와 이사회를 열 때 미리 통지해야 하는 기간과, 안건별로 필요한 찬성 비율을 정해 두고 있습니다. 일반적으로 보통결의와 특별결의는 요구하는 찬성 비율이 다르고, 정관 변경처럼 중요한 안건은 더 엄격한 요건이 적용됩니다. 또 소규모 회사는 소집 절차를 줄일 수 있는 특례가 있는지도 따져 봐야 합니다. 이 도구는 입력한 내용을 바탕으로 이런 요건을 점검해, 놓치기 쉬운 부분을 알려 줍니다. 소집 절차의 기본은 주주총회 소집 절차에서, 의사록 작성 요령은 이사회 의사록 작성에서 자세히 다룹니다.

1인 법인과 소규모 법인에서 쓰는 법

주주가 한 명이거나 몇 명뿐인 법인은 실제로 회의를 열지 않고 서면결의로 처리하는 경우가 많습니다. 이때도 서면결의서와 의사록은 갖춰 두는 것이 좋습니다. 등기, 은행 업무, 세무 처리에서 결의 근거를 요구받을 수 있기 때문입니다. 1인 법인의 주주총회 운영은 1인 법인 주주총회 글을 참고하세요.

도구를 쓸 때 주의할 점

자동작성 도구는 서류 초안을 빠르게 만드는 데 도움을 주지만, 회사 정관에 상법과 다른 규정이 있다면 정관이 우선 적용되는 경우가 있습니다. 공증이 필요한 의사록인지, 등기 신청에 어떤 첨부서류가 필요한지도 사안마다 다릅니다. 따라서 최종 제출 전에는 정관과 등기부를 함께 확인하고, 필요하면 법무사 등 전문가의 검토를 받는 것이 안전합니다. 정기 주주총회 준비나 결산 승인처럼 재무와 연결된 안건이라면 더타임즈 CFO와 함께 숫자까지 점검할 수 있습니다.

도구를 처음 쓸 때는 정기 주주총회처럼 매년 반복되는 회의부터 만들어 보는 것을 권합니다. 한 번 회사 정보를 입력해 두면 다음 회의 때 같은 정보를 다시 쓰기 쉽고, 작년 의사록과 비교하며 빠진 안건이 없는지 확인하기도 편합니다.

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