법인 통장·카드·인감 세팅과 관리

법인 통장·카드·인감은 회사의 돈과 의사결정을 움직이는 도구라서 누가, 무엇을, 어떤 절차로 쓰는지를 처음부터 정해 두어야 합니다. 통장은 용도별로 나누고, 카드는 사용 규칙과 증빙 원칙을 두고, 인감과 인증서는 보관자와 사용 대장을 정하는 것이 기본입니다. 작은 회사일수록 대표 한 사람에게 모든 것이 몰려 있어 기록이 더 중요합니다.

통장: 용도별로 나누기

통장이 너무 많아지면 관리가 어려우므로 회사 규모에 맞게 2~4개 정도로 시작해도 충분합니다. 원칙은 법인 통장 관리 원칙 5가지에서 더 자세히 다룹니다.

법인카드: 사용 규칙 정하기

• 카드별 사용자와 월 한도를 정합니다.
• 사용 후 정해진 기간 안에 사용 목적과 참석자 등을 기록합니다.
• 개인적 사용은 금지하고, 실수로 썼다면 즉시 회사에 돌려놓습니다.
• 주말·심야·업무와 무관한 업종 사용은 별도 확인 대상으로 둡니다.

법인카드 비용 인정 기준은 법인카드, 비용 인정받으려면 이렇게 관리하세요를 참고하세요.

인감: 법인인감과 사용인감

법인인감과 인감카드는 대표나 지정된 보관자가 따로 관리하고, 인감증명서 발급과 날인은 관리 대장에 기록합니다. 날짜, 문서명, 상대방, 요청자, 승인자를 적어 두면 나중에 분쟁이 생겨도 확인할 수 있습니다.

인증서와 OTP 관리

1. 법인 인터넷뱅킹 인증서, 홈택스 인증서, OTP의 보관자를 정합니다.
2. 조회 권한과 이체 권한을 나눕니다. 외부 세무대리인이나 파견 인력에게는 조회 권한만 줍니다.
3. 담당자가 바뀌면 비밀번호와 인증서를 즉시 갱신합니다.
4. 이체는 요청자와 승인자를 다르게 두는 것이 원칙입니다.

예시: 담당자가 퇴사할 때

예시로, 경리 담당자가 퇴사하는데 그 사람만 OTP와 인증서 비밀번호를 알고 있었다면 급여 이체가 멈출 수 있습니다. 평소 관리 대장에 보관 위치와 권한자를 적어 두고, 퇴사 전에 인수인계 목록으로 하나씩 넘겨받으면 이런 일을 막을 수 있습니다.

점검 체크리스트

• 통장 목록과 용도, 권한자를 한 장에 정리했다.
• 법인카드 사용자와 한도, 증빙 제출 규칙이 문서로 있다.
• 인감 사용 대장과 인감증명서 발급 기록이 있다.
• 이체 요청자와 승인자가 분리돼 있다.

이런 규칙은 거창한 사내 규정이 아니어도 됩니다. 한두 장짜리 문서에 통장 목록, 카드 사용 원칙, 인감과 인증서 보관자, 이체 승인 절차를 적고 대표가 서명해 두는 것만으로도 충분히 효과가 있습니다. 회사가 커지면 그때 결재 시스템이나 회계 프로그램의 권한 기능으로 옮기면 됩니다. 중요한 것은 처음부터 기록을 남기는 습관입니다.

은행 거래 조건도 함께 확인해 두면 좋습니다. 법인 계좌의 이체 한도, 인터넷뱅킹 사용자 추가 방법, 대표이사 변경 시 필요한 서류는 은행마다 다를 수 있습니다. 대표가 바뀌거나 본점을 옮기는 등 등기 사항이 바뀌면 은행에도 변경 신고를 해야 거래가 막히지 않습니다. 이런 변경 절차를 미리 알아 두면 급하게 이체가 필요한 순간에 당황하지 않습니다.

법인 첫해 전체 세팅 순서는 법인 설립 첫해, 재무 세팅 순서를 참고하세요. 통장과 권한 구조를 우리 회사에 맞게 다시 짜고 싶다면 더타임즈 CFO 무료 재무진단을 신청해 보세요.