적격증빙 규칙과 증빙불비 가산세

적격증빙은 세법이 인정하는 지출 증빙으로 세금계산서, 계산서, 신용카드 매출전표(체크카드 포함), 현금영수증 네 가지를 말합니다. 법인이 사업자에게 재화나 용역을 공급받고 대가를 지급할 때 일정 금액을 넘으면 적격증빙을 받아야 합니다. 받지 않으면 비용 자체는 인정되더라도 증빙불비 가산세가 붙을 수 있습니다.

적격증빙은 어떤 것이 있나요?

간이영수증, 거래명세서, 계좌이체 내역은 적격증빙이 아닙니다. 거래 사실을 보여 주는 보조 자료로는 쓸 수 있지만, 적격증빙을 대신하지는 못합니다.

증빙불비 가산세는 언제 붙나요?

법인이 사업자와 건당 일정 금액(현재 3만원)을 넘는 거래를 하면서 적격증빙 대신 간이영수증 등을 받으면, 비용으로 인정되더라도 해당 금액의 일정 비율(현재 2%)이 증빙불비 가산세로 붙습니다. 기준 금액과 비율은 개정될 수 있으므로 신고 전 해당 연도 기준을 확인하세요.

접대비는 더 엄격합니다

거래처 접대비는 일정 금액을 넘으면 적격증빙이 없을 경우 가산세가 아니라 비용 자체가 인정되지 않습니다. 또한 접대비는 법인 명의 카드로 결제해야 하며, 임직원 개인 카드로 결제하면 비용 인정이 어려울 수 있습니다. 자세한 내용은 기업업무추진비(접대비) 한도와 처리를 참고하세요.

적격증빙을 받지 않아도 되는 경우

세법은 거래 성격상 적격증빙을 받기 어려운 경우를 예외로 정해 두고 있습니다. 대표적인 예는 다음과 같습니다.

• 국가, 지방자치단체, 금융기관 등과의 거래
• 사업자가 아닌 개인에게 지급하는 경우(다만 원천징수와 지급명세서 제출 의무 확인)
• 농어민에게 직접 농수산물을 사는 경우
• 일정 요건의 부동산 임대료 등 계좌이체 후 경비 등 송금명세서를 제출하는 거래
• 공급받는 장소가 국외인 경우

예외 거래라도 송금명세서 제출 같은 별도 요건이 붙는 경우가 많으므로, 예외에 해당한다고 판단될 때도 근거 자료를 남겨 두어야 합니다.

증빙 관리 실무 규칙

1. 회사 지출은 원칙적으로 법인카드나 계좌이체 후 세금계산서로 처리합니다.
2. 현금 지출이 불가피하면 반드시 지출증빙용 현금영수증을 받습니다.
3. 간이영수증은 소액·예외 거래에만 쓰고, 사용 사유를 메모해 둡니다.
4. 매월 말 증빙 없는 지출 목록을 뽑아 다음 달 초까지 보완합니다.

법인카드 사용 규칙과 증빙 관리는 법인카드 관리 규정에서, 매출 쪽 증빙인 세금계산서 발행은 세금계산서 발행 시점과 수정 발행에서 다룹니다.

증빙이 부족할 때 생기는 연쇄 문제

증빙이 없는 지출은 가산세로 끝나지 않는 경우가 많습니다. 사용처를 설명하지 못하면 비용이 부인되어 법인세가 늘고, 그 금액이 대표에게 흘러간 것으로 보면 대표 상여나 가지급금으로 처리될 수 있습니다. 그러면 대표 개인의 소득세와 인정이자 문제까지 이어집니다. 예시로, 현금으로 지급한 외주비에 증빙이 없고 상대방도 확인되지 않으면 세무조사에서 가장 먼저 지적되는 항목이 됩니다.

따라서 금액이 작더라도 지급 상대방, 목적, 결제 수단을 기록해 두는 습관이 가장 저렴한 세무 리스크 관리입니다.

증빙 관리 규칙은 직원 모두가 지켜야 효과가 있습니다. 지출결의서 양식에 증빙 종류를 고르는 칸을 두고, 적격증빙이 아닌 경우 사유를 적게 하면 월말 정리 시간이 크게 줄어듭니다.

우리 회사의 지출 증빙이 세무상 문제없이 관리되고 있는지 궁금하다면, 더타임즈 CFO 무료 재무진단에서 함께 점검해 보시기 바랍니다.