주주총회 의사록 공증은 그 의사록을 첨부해 법인 등기를 신청할 때 원칙적으로 필요하며, 공증인이 결의가 실제로 있었는지 확인하고 인증합니다. 다만 자본금 10억원 미만 회사가 주주 전원 동의로 서면결의하는 등 일정 요건을 갖추면 공증을 생략할 수 있는 경우가 있습니다. 비용은 공증인 수수료 규칙에 따른 인증 수수료에 교통·대리 비용이 더해지는 구조이고, 필요서류는 의사록 원본, 법인인감증명서, 등기부등본, 정관, 주주명부, 참석자 신분증과 위임장입니다.
주주총회 의사록 공증은 의사록을 첨부해 법인 등기를 신청할 때 공증인이 그 결의가 실제로 적법하게 이루어졌음을 확인하고 인증하는 절차이며, 등기 목적의 의사록은 원칙적으로 공증이 필요합니다. 다만 자본금 10억원 미만 회사가 주주 전원의 동의로 서면결의하는 등 일정 요건을 갖추면 공증을 생략할 수 있는 경우가 있습니다. 이 글은 공증이 필요한 경우와 아닌 경우, 비용 구조, 필요서류, 양식과 작성 순서를 정리합니다.
공증이 필요한 이유는 등기입니다. 이사·감사 선임과 해임, 정관 변경, 본점 이전(정관 변경이 따르는 경우), 자본금 변경처럼 주주총회 결의를 근거로 등기를 신청할 때, 공증인법에 따라 의사록에 공증인의 인증을 받아 첨부합니다. 반대로 등기와 관련 없는 결의, 예를 들어 재무제표 승인이나 임원 보수 한도 결의는 공증 없이 의사록을 작성해 보관하면 됩니다.
| 결의 내용 | 등기 여부 | 공증 |
|---|---|---|
| 이사·감사 선임·해임 | 등기 | 원칙적으로 필요(생략 요건 해당 시 제외) |
| 정관 변경(상호·목적·주식 관련 등) | 등기 | 원칙적으로 필요(생략 요건 해당 시 제외) |
| 재무제표 승인, 배당 결의 | 등기 없음 | 불필요 |
| 임원 보수 한도 결의 | 등기 없음 | 불필요 |
| 대표이사 선임(이사회 결의 사항인 경우) | 등기 | 이사회 의사록 공증 문제 |
상법은 자본금 총액이 10억원 미만인 회사에 소집 절차 간소화와 서면결의를 허용하고, 공증인법은 이런 회사가 주주 전원이 동의한 서면결의 방식 등 일정 요건을 갖춘 경우 의사록 공증을 생략할 수 있도록 하고 있습니다. 이때는 공증 대신 주주 전원의 서면결의서와 결의에 참여한 주주·이사의 인감증명서 등을 등기 신청에 첨부하게 됩니다. 어떤 결의가 생략 대상이 되는지, 인감증명서를 누구 것까지 내야 하는지는 상업등기 실무에서 세부 요건이 정해져 있으므로 등기 전에 등기소 또는 법무사에게 확인하는 것이 안전합니다. 1인 주주 법인의 서면결의 활용법은 1인 법인 주주총회, 서면결의서 한 장으로 끝내는 법에서, 공증 제도 전반은 의사록 공증, 언제 필요하고 어떻게 받나에서 설명합니다.
공증 비용은 공증인 수수료 규칙에 따라 정해지는 의사록 인증 수수료가 기본이며, 여기에 공증 사무소에 가는 시간과 교통비, 법무사가 대신 가는 경우의 대리 비용, 인증 받은 의사록을 추가로 발급받는 비용이 붙는 구조입니다. 인증 수수료 자체는 의사록 한 건당 수만 원 수준으로 알려져 있지만, 결의 내용이 여러 건이거나 의사록이 여러 통 필요하면 늘어납니다. 법무사에게 등기까지 맡기면 보통 공증 비용은 등기 비용 안에 실비로 포함되어 청구됩니다. 수수료 규칙은 개정될 수 있으므로 공증 사무소에 사전에 확인하세요.
공증인은 결의가 실제로 있었는지 확인하므로, 의장이나 출석 이사가 직접 가거나 위임을 받은 사람이 결의 경위를 설명할 수 있어야 합니다. 주주명부와 의사록의 출석 주식 수가 맞지 않으면 그 자리에서 보완 요청이 나옵니다. 주주명부 관리는 주주명부 작성과 관리를 참고하세요.
결의 요건(보통결의·특별결의)에 맞는 찬성 주식 수가 기재되어야 하며, 기준은 주주총회 보통결의·특별결의 요건에서 볼 수 있습니다. 양식을 직접 만들기 어렵다면 이사회·주주총회 서류 무료 자동작성 도구에서 결의 내용을 입력해 소집통지서, 의사록, 서면결의서를 한 번에 만들 수 있습니다. 결의 요건과 날짜만 맞으면 그대로 공증·등기에 쓸 수 있습니다.
가상의 예시로, 자본금 5천만원인 회사가 사내이사를 한 명 추가로 선임한다고 가정합니다. 주주가 대표 한 명이므로 주주 전원 동의 서면결의로 진행하고, 공증 생략 요건에 해당하는지 법무사에게 확인한 뒤 서면결의서와 대표의 개인 인감증명서, 신임 이사의 취임승낙서와 인감증명서를 첨부해 등기를 신청했습니다. 공증 사무소에 갈 필요가 없어 비용과 시간이 줄었습니다. 같은 회사라도 주주가 여럿이고 일부가 서면 동의를 거부하면 총회를 열어 의사록을 작성하고 공증을 받아야 합니다.
의사록 공증과 등기는 법무사에게 맡기면 한 건씩 해결됩니다. 임원 변경이 몇 년에 한 번인 회사라면 그것으로 충분합니다. 하지만 투자 유치, 스톡옵션 부여, 사업목적 추가, 본점 이전처럼 결의와 등기가 자주 생기는 회사는 매번 건별로 처리하다 보면 주주명부가 갱신되지 않거나 정기총회가 빠지거나 등기 기한을 넘기는 일이 생깁니다. 정기총회 전체 흐름은 정기주주총회 준비, 결산부터 등기까지 순서에 정리되어 있습니다.
파견 CFO는 주주총회와 이사회를 월 재무·거버넌스 업무의 일부로 관리합니다. 결산 일정에 맞춰 정기총회를 준비하고, 결의가 필요한 사안을 미리 모아 한 번에 처리하며, 공증이 필요한 건과 생략 가능한 건을 나누어 비용을 줄이고, 주주명부와 등기부를 항상 맞춰 둡니다. 결의서 작성은 무료 자동작성 도구로, 공증·등기는 법무사와 협업으로 처리하되, 전체 일정과 기록을 한 사람이 책임지는 구조입니다.
우리 회사 결의가 공증 생략 대상인지, 정기총회와 등기 일정이 제대로 돌아가고 있는지 더타임즈 CFO의 무료 재무진단에서 함께 점검해 보시기 바랍니다.
의사록을 첨부해 등기를 신청할 때는 원칙적으로 공증이 필요합니다. 다만 자본금 10억원 미만 회사가 주주 전원 동의로 서면결의하는 등 일정 요건을 갖추면 생략할 수 있는 경우가 있으니 등기 전에 세부 요건을 확인하세요.
공증인 수수료 규칙에 따른 의사록 인증 수수료가 기본이며 건당 수만 원 수준으로 알려져 있습니다. 여기에 교통비, 법무사 대리 비용, 추가 발급 비용이 더해지므로 사전에 공증 사무소에 확인하세요.
의사록 원본, 법인인감증명서와 인감도장, 등기부등본, 정관, 주주명부, 소집 통지 또는 전원 동의 서류, 대리 촉탁 시 위임장과 대표 개인 인감증명서, 참석자 신분증 사본입니다.
더타임즈의 이사회·주주총회 서류 무료 자동작성 도구에서 결의 내용을 입력하면 소집통지서, 의사록, 서면결의서를 바로 만들 수 있습니다.
주주 전원의 서면결의서와 결의에 참여한 주주·이사의 인감증명서 등을 첨부하게 됩니다. 누구의 인감증명서까지 필요한지는 등기 실무 기준을 등기소나 법무사에게 확인하세요.
「주주총회 의사록 공증 비용과 필요서류, 공증 없이 되는 경우」 — 읽으신 내용 그대로 상담 주제로 남겨 두었습니다. 회사 상황을 적어 주시면 CFO가 보고 연락드립니다.
「주주총회 의사록 공증 비용과 필요서류, 공증 없이 되는 경우」 — 읽으신 내용 그대로 상담 주제로 남겨 두었습니다. 회사 상황을 적어 주시면 CFO가 보고 연락드립니다.